Prípadová štúdia

Z e-mailov, Wordu a Excelu do jedného systému.

Rodinná firma vyrástla do medzinárodného biznisu — ale objednávky stále chodili e-mailom a reporty sa skladali v Exceli. Dnes beží celá prevádzka v Odoo, dostupná z mobilu odkiaľkoľvek.

Odoo

Predaj · Sklad · Účtovníctvo

Integrácie

Vlastné weby · Banka · Signi

“

Najviac si cením, že mám firmu v mobile a všetko vidím online. Banku spárujem za pár sekúnd a externá účtovníčka má uzávierku hotovú výrazne rýchlejšie.

Reklamnidarky.cz

reklamné predmety pre firmy a inštitúcie

Príbeh spolupráce

Rodinná firma, ktorá vyrástla do medzinárodného biznisu.

Reklamnidarky.cz začínali ako malá rodinná firma. Postupne vyrástli do spoločnosti, ktorá spracúva stovky objednávok týždenne, dodáva reklamné predmety firmám, školám a inštitúciám v celej ČR aj zahraničí a realizuje kampane pre známe športové podujatia.

S rastom objemov ale pribúdali problémy. Objednávky chodili e-mailom, ponuky vznikali ručne vo Worde, reporty sa zostavovali v Exceli a prijaté faktúry sa zadávali ručne. Každý krok vyžadoval ľudskú pozornosť — a neexistoval jediný zdroj pravdy o stave firmy.

Oslovili nás s jasným cieľom: zjednotiť objednávky, účtovníctvo a prevádzku pod jednu strechu. Výsledkom je Odoo, ktoré dnes pokrýva objednávky z webu aj interného systému, faktúry, banku a denný prehľad firmy.

Čo sa zmenilo

Firma rástla. Procesy nestíhali.

Každý problém mal konkrétne riešenie v Odoo — tu ich vidíte vedľa seba.

Predtým

V Odoo

Objednávky v e-mailoch

Dopyty chodili e-mailom, stav každého sa dohľadával ručne.

Centralizované objednávky

Objednávky zo všetkých kanálov na jednom mieste, s jasným stavom a históriou.

Ponuky vo Worde

Ručná tvorba, schvaľovanie e-mailom, žiadne verzovanie.

Ponuky s e-podpisom

Ponuky z Odoo, podpis elektronicky cez Signi — bez tlače a skenovania.

Faktúry zadávané ručne

Prepisovanie z PDF, bez vyťaženia a bez párovania s bankou.

OCR a párovanie banky

Faktúry sa vyťažia automaticky, platby sa spárujú podľa variabilného symbolu.

Reporty v Exceli

Prehľady sa skladali ručne — dáta boli vždy zo včerajška.

Firma v mobile

Kľúčové ukazovatele online, v reálnom čase, odkiaľkoľvek — aj z telefónu.

Systémy vedľa seba

Vlastné weby a interný systém nemali s účtovníctvom nič spoločné.

Prepojené cez API

Weby aj interný systém napojené na Odoo — dáta tečú jedným smerom.

OCR od Synwase

Dopyt e-mailom? Objednávka sa založí sama.

Veľká časť zákazníkov v B2B stále nepoužíva objednávkový formulár — jednoducho napíšu e-mail. Reklamnidarky.cz tak dnes majú jednoduchšiu cestu: e-mail s dopytom prepošlú do Odoo, naše OCR z neho vyťaží dáta a založí objednávku.

Žiadne prepisovanie položiek, množstva a kontaktu do systému. Obchodník len skontroluje, čo OCR navrhlo, a potvrdí.

Ako naše OCR funguje →

E-mail → objednávka

Zákazník pošle e-mail

Dopyt voľným textom, bez formulára.

Preposlanie do Odoo

Na dedikovanú adresu — jedným klikom.

OCR vyťaží dáta

Kontakt, položky, množstvo aj termín.

Objednávka je založená

Obchodník skontroluje a potvrdí.

Výsledky spolupráce

Menej administratívy. Rýchlejšie rozhodovanie.

Od spustenia Odoo je firma menej závislá od ručných procesov a majiteľ má prístup k dátam odkiaľkoľvek. Odoo dnes slúži ako centrálne miesto pre objednávky, financie aj každodennú prevádzku.

Firma v reálnom čase

Majiteľ vidí stav firmy v mobile aj počítači, bez čakania na reporty.

Banka za pár sekúnd

Denné párovanie výpisov namiesto ručnej kontroly položku po položke.

Rýchlejšia uzávierka

Externá účtovníčka má vďaka štruktúrovaným dátam mesiac hotový výrazne skôr.

Menej ručnej práce

Vyťažovanie faktúr beží automaticky — ušetrené hodiny každý týždeň.

Rozsah projektu

Čo sme nasadili

Prepojenie systémov

Napojenie vlastných webov a interného systému firmy na Odoo cez API.

Objednávky a ponuky

Jeden tok od dopytu cez ponuku až po expedíciu a fakturáciu.

OCR od Synwase

Vyťaženie prijatých faktúr aj zakladanie objednávok z preposlaných e-mailov.

Banková integrácia

Sťahovanie výpisov a automatické párovanie platieb na variabilný symbol.

Elektronické podpisy

Ponuky a zmluvy sa podpisujú cez Signi, bez tlače a skenovania.

Prehľady a dashboardy

Kľúčové ukazovatele firmy dostupné online, v reálnom čase, aj z mobilu.

Ako prebieha implementácia →

Máte to podobne rozhádzané?

Ukážeme vám, ako by mohla vaša prevádzka vyzerať v jednom systéme — 30 minút, na vašich dátach, bez záväzku.

Demo zadarmo → +420 733 599 692