O společnosti Reklamnidarky.cz
Reklamnidarky.cz se zabývají prodejem a potiskem reklamních předmětů. Rodinná firma dodává produkty firmám, školám a institucím v České republice i zahraničí a připravuje také zakázky pro sportovní akce.
S postupným růstem se zvýšil počet objednávek i nároky na jejich zpracování. Provoz, který dříve zvládaly e-maily a kancelářské aplikace, potřeboval společnou evidenci a přehled o tom, v jakém stavu jsou jednotlivé zakázky.
Výchozí situace
Objednávky a poptávky přicházely e-mailem. Nabídky se připravovaly ručně ve Wordu, provozní přehledy se sestavovaly v Excelu a přijaté faktury se přepisovaly z PDF do účetnictví.
Vlastní weby a interní systém firmy nebyly propojené s účetnictvím. Zjištění aktuálního stavu zakázky nebo příprava přehledu pro vedení proto vyžadovaly dohledávání a zpracování údajů z více míst.
Zadáním pro Synwase bylo sjednotit objednávky, účetnictví a každodenní provoz a zpřístupnit aktuální údaje majiteli i externí účetní.
Propojení webů a interního systému
Odoo jsme napojili přes API na vlastní weby a interní systém zákazníka. Objednávky z jednotlivých kanálů se tak dostávají do společné evidence, kde je dostupný jejich stav a historie.
Na objednávky navazují nabídky, expedice a fakturace. Obchodní i účetní část provozu pracují ve stejném prostředí a související údaje není potřeba znovu přepisovat do samostatných dokumentů.
- Prodej a objednávky: společná evidence poptávek, nabídek a objednávek.
- Sklad a expedice: návaznost na další kroky vyřízení zakázky.
- Účetnictví a banka: přijaté faktury, bankovní výpisy a párování plateb.
- Online přehledy: dostupné údaje o provozu i z mobilního telefonu.
Zpracování poptávek z e-mailu
Část B2B zákazníků posílá zadání volným textem v e-mailu. Pro tento způsob objednávání jsme nasadili řešení Synwase pro vytěžení údajů a založení objednávky v Odoo.
Pracovník přepošle e-mail na vyhrazenou adresu. Systém z něj připraví kontakt, položky, množství a termín a založí objednávku. Obchodník následně zkontroluje navržené údaje a potvrdí je.
Tento postup zachovává způsob komunikace, na který jsou zákazníci zvyklí, a současně omezuje ruční přepisování zadání do systému.
Faktury, bankovní výpisy a podpisy
Pro přijaté faktury jsme doplnili OCR. Údaje z dokladů se vytěží pro následnou kontrolu a zpracování, místo ručního zadávání jednotlivých položek.
Bankovní integrace zajišťuje stahování výpisů a párování plateb podle variabilního symbolu. Účetní tak může pracovat se strukturovanými daty a průběžně kontrolovat návaznost dokladů a úhrad.
Nabídky a smlouvy se podepisují elektronicky prostřednictvím Signi. Schvalování proto nemusí zahrnovat tisk, skenování a opětovné posílání dokumentů e-mailem.
„Nejvíc si cením toho, že mám firmu v mobilu a vše vidím online. Banku spáruji za pár sekund a externí účetní má uzávěrku hotovou výrazně rychleji.“
Lukáš Klaškajednatel, Reklamnidarky.cz
Přehled o firmě i mimo kancelář
Majitel má přístup k údajům o firmě z počítače i mobilního telefonu. Přehledy vycházejí z dat v Odoo a není potřeba čekat na ručně sestavený report v Excelu.
Objednávky, faktury a bankovní operace mají společné místo. Firma je méně závislá na dohledávání informací v e-mailech a externí účetní může připravovat měsíční uzávěrku nad průběžně dostupnými podklady.
Rozsah spolupráce
Projekt zahrnoval propojení vlastních systémů přes API, nasazení prodeje, skladu a účetnictví, vytěžování faktur i e-mailových poptávek, bankovní integraci a elektronické podpisy Signi. Součástí jsou také online přehledy pro každodenní řízení firmy.