O společnosti Strideo
Strideo dodává zakázkový merch a dárkové boxy pro agentury a značky. Každá objednávka má jiné zadání — vlastní potisk, termín dodání i koncového zákazníka. Součástí zakázky je také příprava grafiky, schvalování náhledů a předání tiskových dat do výroby.
Vedle zakázkového obchodu firma provozuje e-shop. Oba způsoby prodeje potřebují pracovat se stejnými produkty a dostupností zboží, přestože samotný průběh jednotlivých objednávek může být odlišný.
Výchozí situace
Před implementací Odoo používalo Strideo čtyři samostatné aplikace. Caflou sloužilo pro projekty a fakturaci, Pipedrive pro obchodní příležitosti, Pohoda pro účetnictví a Shopify pro e-shop.
Každý systém obsahoval vlastní údaje o zákaznících a zakázkách. Informace se mezi nimi přepisovaly a účetnictví bylo oddělené od každodenního provozu. E-shop měl navíc vlastní evidenci produktů, skladu a objednávek. Zadání grafiky, náhledy a tisková data se hledaly v e-mailech a na discích.
Cílem spolupráce bylo propojit jednotlivé kroky zakázky a umožnit, aby obchod, projektové řízení, sklad i účetnictví pracovaly nad společnými daty.
Co jsme v Odoo nasadili
Obchodní proces začíná v CRM. Z příležitosti vzniká nabídka a po jejím potvrzení objednávka. Na ni navazuje projekt, nákup, práce se skladem a fakturace. Údaje o zákazníkovi a objednaných produktech tak není potřeba znovu zadávat v další aplikaci.
- CRM a prodej: příležitosti, nabídky a objednávky ve společném obchodním procesu.
- Projekty: řízení jednotlivých zakázek, úkoly podle objednaného produktu a náklady přiřazené k projektu.
- Sklad a e-shop: společné produkty, ceníky a zásoby pro webový i přímý prodej.
- Účetnictví: převod z Pohody a česká lokalizace pro DPH, hlášení a další účetní agendy.
Projekt vzniká při potvrzení objednávky
U zakázkového merche se opakují některé kroky, ale jejich konkrétní podoba závisí na produktu. Do Odoo jsme proto doplnili úpravu, která při potvrzení objednávky automaticky založí projekt a připraví úkoly podle šablony příslušného produktu.
Současně vznikne struktura složek na Google Drive pro zadání, náhledy ke schválení a tisková data. Odkaz na složky je dostupný přímo z projektu. Podklady tak zůstávají spojené s konkrétní zakázkou.
Nákup u dodavatele a přímé dodání koncovému zákazníkovi se promítají do analytiky projektu. U jednotlivých zakázek je díky tomu možné sledovat související náklady a výnosy.
Převod účetnictví a přijaté faktury
Z Pohody jsme převedli kompletní účetní rok včetně saldokonta a více měn. Česká lokalizace od Synwase pokrývá DPH, kontrolní i souhrnné hlášení, zálohové doklady a výkazy.
Součástí řešení je také vytěžování přijatých faktur pomocí OCR. Údaje z dodavatelského PDF se připraví pro kontrolu a následné zaúčtování, místo zadávání jednotlivých položek ručně.
„V Odoo jsme nahradili Pipedrive, Pohodu, Shopify i Caflou — všechno máme konečně na jednom místě, včetně e-shopu. Českou lokalizaci k tomu dodává Synwase, takže DPH i výkazy jedou přímo z Odoo.“
Petr Šlapaljednatel, Strideo
Jak Strideo funguje dnes
Celý provoz běží v jedné databázi. Obchodní případ, objednávka, projekt, skladové pohyby i faktury na sebe navazují v Odoo. E-shop prodává ze stejného skladu a podle stejných ceníků jako obchodní oddělení.
Firma tak nemusí udržovat čtyři oddělené evidence. U každé zakázky jsou dostupné podklady, stav jednotlivých úkolů i ekonomické údaje. Účetnictví je součástí stejného systému a navazuje přímo na provoz.
Odpadly tím i licence a předplatné čtyř samostatných aplikací — Caflou, Pipedrive, Pohody i Shopify — které nahradila jedna licence Odoo.