Migrácia ERP nie je len technická záležitosť

Mnohé firmy sa rozhodujú pre prechod na Odoo z rôznych dôvodov – Pohoda im prestáva stačiť kapacitne, Helios je príliš drahý na údržbu, alebo SAP jednoducho nevyhovuje ich procesom. V každom prípade platí jedno: migrácia ERP nie je len technická zmena, ale aj organizačná a procesná transformácia.

V Synwase sme sprevádzali desiatky firiem cez tento prechod. V tomto článku vám ukážeme, čo všetko treba preniesť, kde najčastejšie vznikajú problémy a ako sa im vyhnúť.

Čo sa pri migrácii prenáša?

Kmeňové dáta

Základom každej migrácie sú kmeňové dáta – partneri, produkty, cenníky, skladové miesta, zamestnanci. Tieto dáta musia byť pred migráciou vyčistené: zrušiť duplicity, aktualizovať neaktuálne záznamy a zjednotiť formáty.

Účtovná história

Otázka, koľko historických dát preniesť, závisí od vašich potrieb. Zvyčajne odporúčame preniesť otvorené pohľadávky a záväzky, prípadne celý bežný rok. Staršiu históriu stačí archivovať v pôvodnom systéme a mať k nej prístup pre prípad daňovej kontroly.

Skladové zásoby

Stav skladu v čase migrácie musí presne zodpovedať fyzickej realite. Odporúčame urobiť inventúru tesne pred spustením nového systému a preniesť aktuálny stav zásob.

Účtovná osnova a nastavenia DPH

Slovenská účtovná osnova sa od českej líši – iné čísla účtov, iné sadzby DPH (23 % základná, 13 % znížená, 5 % pre vybrané položky). Odoo má pre Slovensko pripraveného lokalizačného partnera, ale nastavenia treba vždy skontrolovať a prispôsobiť konkrétnej firme.

Dlhodobý majetok

Evidencia dlhodobého majetku vrátane odpisových plánov je jedna z najcitlivejších oblastí migrácie. Chyba v odpisoch môže mať dopad na daňové priznanie. Venujte tejto časti zvýšenú pozornosť.

Najčastejšie chyby pri migrácii

• Podcenenie čistenia dát – Firmy migráciu podceňujú a prenášajú dáta ako sú. Výsledkom sú tisíce duplicitných partnerov a produktov v novom systéme.
• Paralelná prevádzka trvá príliš dlho – Paralelná prevádzka dvoch systémov je nákladná a mätúca pre zamestnancov. Cieľom by malo byť čo najrýchlejšie odstavenie starého systému.
• Nedostatočné testovanie – Pred ostrým spustením treba otestovať všetky kritické procesy: vytvorenie faktúry, príjem na sklad, zaúčtovanie, výplata. Zlyhaný prvý deň má vždy vplyv na dôveru zamestnancov v nový systém.
• Netrénovaní používatelia – Technická migrácia môže byť dokonalá, ale ak ľudia nevedia systém používať, výsledok bude zlý. Školenie nie je nadstavba – je to nevyhnutná súčasť projektu.

Ako dlho migrácia trvá?

Závisí to od veľkosti firmy a komplexnosti procesov. Jednoduché firmy (do 20 používateľov, štandardné procesy) zvládnu migráciu za 2–3 mesiace. Stredné a väčšie firmy s výrobou alebo komplexnou logistikou počítajú s 6–12 mesiacmi.

Kľúčový faktor je angažovanosť interného tímu zákazníka. Projekty, kde klient aktívne spolupracuje, trvajú výrazne kratšie a majú lepší výsledok.

Ako pristupuje k migrácii Synwase?

Každú migráciu začíname analýzou súčasného stavu – čo firma používa, čo chce zachovať a čo chce zmeniť. Na základe toho navrhujeme migračný plán, ktorý zahŕňa technickú prípravu, prípravu dát, školenie a podporu po spustení.

Nesnažíme sa len preniesť Pohodu do Odoo. Naším cieľom je, aby firma po migrácii fungovala lepšie ako pred ňou.

Zaujíma vás migrácia na Odoo? Kontaktujte nás a dohodneme si bezplatný úvodný hovor.