Co se obvykle migruje do Odoo

Migrace dat se snaží zachovat kontinuitu firmy. Typicky přenášíme především data, která jsou potřebná pro běžný provoz a účetnictví.

1. Kontakty a firmy

Jedním z nejdůležitějších kroků je import seznamu kontaktů.

To je klíčové zejména pro obchodní firmy, protože na kontaktech jsou navázány:

1. obchodní příležitosti
2. nabídky
3. objednávky
4. faktury
5. komunikace se zákazníky

Obvykle se přenáší:

1. firmy (zákazníci a dodavatelé)
2. IČO a DIČ
3. fakturační adresy
4. kontaktní osoby
5. e-maily
6. telefonní čísla
7. pracovní pozice

Častá chyba implementací je, že se přenesou pouze základní údaje o firmách.

Velmi často se zapomíná na doručovací adresy, které jsou v obchodních firmách zásadní například pro logistiku nebo expedici.

2. Produkty a služby

Dalším krokem je import seznamu produktů a služeb.

Produkty jsou v ERP velmi důležité téma a není dobré jejich migraci podcenit. U produktů bývá velké množství parametrů, například:

1. typ produktu (skladový, služba, spotřební)
2. prodejní a nákupní ceny
3. měrné jednotky
4. kategorie produktů
5. skladové nastavení
6. účetní nastavení

Pokud firma pracuje se skladem, jsou produkty základem celého systému.

3. Otevřené obchodní dokumenty

Po importu kontaktů a produktů následují otevřené obchodní dokumenty, například:

1. nabídky
2. objednávky zákazníků
3. objednávky dodavatelů
4. dlouhodobé kontrakty

Díky tomu může firma pokračovat v práci bez přerušení.

4. Saldokonto faktur

Velmi důležitou částí migrace je saldokonto faktur vydaných a přijatých.

Přenášejí se především:

1. otevřené faktury vydané
2. otevřené faktury přijaté
3. jejich splatnosti
4. zůstatky

U některých implementací se přenáší i seznam položek faktur, aby bylo možné v Odoo dohledat historické informace o prodejích nebo nákupech.

5. Účtová osnova

Dalším krokem je import účtové osnovy.

Doporučujeme tuto fázi nepodcenit a detailně ji probrat s implementační firmou.

Přechod na nový ERP je ideální příležitost pro:

1. vyčištění nepoužívaných účtů
2. sjednocení účtování
3. revizi analytik

Jednoduchý postup je například zjistit, zda na daném účtu v minulosti vůbec byl obrat. Pokud ne, může být vhodné jej do nové účetní osnovy nepřenášet.

6. Počáteční stavy účtů

Po importu účtové osnovy následují počáteční stavy účtů.

Ty obvykle vycházejí z:

1. konečných stavů rozvahy
2. případně z účtu 701 při přechodu na nový rok

Velmi důležité je zkontrolovat správnost rozvahových účtů, aby souhlasila aktiva a pasiva.

Zároveň doporučujeme řešit také nákladové a výnosové účty. Pokud firma přechází na nový ERP například od začátku roku, je vhodné zvážit import obratů těchto účtů za předchozí období. Díky tomu je možné v Odoo porovnávat výsledky hospodaření s minulým obdobím přímo v reportech, aniž by bylo nutné vracet se do starého systému.

7. Počáteční stavy skladů

Pokud firma používá sklad, následuje import počátečních stavů zásob.

Zde je nutné hlídat soulad mezi:

1. skladovou evidencí
2. účetnictvím

Typicky kontrolujeme součet zásob proti účtům například:

1. 112 – materiál na skladě
2. 123 – výrobky
3. 122 – polotovary
4. 132 – zboží na skladě
5. případně 126 – zvířata

Tyto hodnoty musí odpovídat účetnictví.

8. Majetek

Velkým tématem migrace je dlouhodobý majetek.

Firmy často zapomínají na důležitý daňový aspekt:

zda byly v minulosti daňové odpisy přerušeny.

Tato informace je klíčová pro správný výpočet odpisů v novém systému.

Proto je potřeba migrovat například:

1. pořizovací cenu
2. oprávky
3. účetní odpisy
4. daňové odpisy
5. datum zařazení

Nejčastější chyby při migraci

Z praxe vidíme několik opakujících se problémů:

1. podcenění přípravy dat
2. chybějící doručovací adresy u kontaktů
3. nekonzistentní produkty
4. nevyčištěná účtová osnova
5. nesoulad mezi skladem a účetnictvím
6. zapomenuté informace o daňových odpisech majetku

Dobře připravená data mohou zkrátit implementaci o týdny.

Jak dlouho migrace trvá

Délka migrace závisí na velikosti firmy a kvalitě dat.

Typicky se pohybujeme v řádu:

1. menší firmy: několik dní až týdnů
2. střední firmy: několik týdnů

Migrace vždy probíhá postupně podle návaznosti dat a také podle toho, jak firma zvládne uzavřít účetní období ve starém ERP.

Jak migrace probíhá u nás v Synwase

V Synwase máme pro jednotlivé typy dat připravené vzorové importní šablony.

Se zákazníkem vždy:

1. projdeme strukturu šablon
2. pomůžeme s exportem dat ze stávajícího ERP
3. data očistíme a sjednotíme
4. provedeme testovací import
5. následně realizujeme finální migraci

Import dat probíhá postupně podle souvztažností jednotlivých datových sad, aby byl systém konzistentní.

Shrnutí

Migrace z ERP systémů jako Pohoda, Money S3, Helios, Dynamics NAV, SAP Business One nebo Premier atd. do Odoo je běžná součást implementace.

Klíčem k úspěchu je:

1. kvalitní příprava dat
2. správná posloupnost importů
3. důkladná kontrola účetních a skladových vazeb

Pokud je migrace dobře připravena, může být přechod na nový ERP systém velmi plynulý a bez výrazného omezení provozu firmy.