Posíláte faktury e-mailem v PDF a máte pocit, že jste plně digitalizovaní? Pak vás možná překvapí, že podle evropských institucí PDF faktura není skutečná elektronická faktura.
Evropská unie postupně směřuje k širšímu využití strukturovaných elektronických dokladů, které si budou informační systémy předávat automaticky bez ručního přepisování nebo OCR vytěžování. Jedním z klíčových standardů se stává síť PEPPOL, která se již dnes používá v řadě evropských zemí.
Co to znamená pro české firmy a jak je na tuto změnu připravené Odoo?
PDF není skutečná elektronická faktura
PDF je především dokument určený ke čtení člověkem. Účetní nebo software musí údaje z PDF nějak získat – ať už ručním přepisem, nebo pomocí OCR technologie.
To s sebou přináší několik problémů:
- riziko chyb při zpracování,
- vyšší administrativní náklady,
- pomalejší schvalování dokladů,
- složitější automatizaci účetnictví.
Naproti tomu skutečná elektronická faktura obsahuje data ve strukturované podobě, kterou dokáže účetní nebo ERP systém okamžitě zpracovat bez zásahu člověka.
Co je PEPPOL
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) je mezinárodní síť pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů.
Zjednodušeně řečeno jde o obdobu internetu pro obchodní doklady. Firmy si prostřednictvím PEPPOL mohou bezpečně předávat:
- faktury,
- objednávky,
- dodací listy,
- kreditní a dobropisové dokumenty,
- další obchodní zprávy.
Místo zasílání PDF e-mailem odešle jeden systém strukturovaný dokument přímo do systému druhé strany.
Výsledkem je rychlejší zpracování a výrazně vyšší míra automatizace.
Kam směřuje Evropská unie
Evropská komise v rámci iniciativy VIDA (VAT in the Digital Age) připravuje změny, které mají modernizovat výběr DPH a omezit daňové podvody.
Jedním z dlouhodobých cílů je větší využití elektronické fakturace a digitálního reportingu. Přestože zatím nelze říci, že by PDF faktury byly zakázány, trend je jednoznačný – budoucnost patří strukturovaným elektronickým dokumentům.
Firmy, které začnou své procesy digitalizovat již dnes, budou mít výrazně jednodušší přechod na nové požadavky.
České firmy nejsou na začátku
Dobrou zprávou je, že české prostředí není v oblasti elektronické fakturace úplně nové.
Mnoho organizací již dnes využívá formát ISDOC, který představuje český standard pro elektronické faktury. Na rozdíl od PDF obsahuje faktura data ve strukturované podobě, kterou lze automaticky načíst do účetního nebo ERP systému.
Řada firem tak již má zkušenosti s elektronickou výměnou účetních dokladů a přechod na evropské standardy nemusí být tak dramatický, jak se může na první pohled zdát.
Jak je na tom Odoo
Moderní ERP systém by měl být na podobné změny připraven.
Odoo již dnes nabízí řadu funkcí, které firmám pomáhají s digitalizací účetních procesů:
- elektronické zpracování faktur,
- import a export strukturovaných dokumentů,
- EDI komunikaci,
- automatické párování dokladů,
- workflow schvalování,
- automatizaci účetních operací.
Pro české prostředí lze Odoo rozšířit také o podporu formátu ISDOC, díky čemuž mohou firmy přijímat i odesílat elektronické faktury ve strukturované podobě.
Stejně tak existují možnosti napojení na PEPPOL prostřednictvím specializovaných konektorů a integračních služeb.
Co firmám elektronická fakturace přinese
Přechod od PDF ke strukturovaným elektronickým dokladům není jen o splnění budoucích legislativních požadavků.
Ve většině případů přináší okamžité provozní výhody:
- méně ruční práce,
- nižší chybovost,
- rychlejší zpracování faktur,
- kratší schvalovací procesy,
- automatické účtování,
- lepší přehled o závazcích a pohledávkách,
- nižší náklady na administrativu.
Právě zde bývá návratnost investice do digitalizace nejrychlejší.
Budoucnost nezačíná za několik let
Ačkoli se o PEPPOL a elektronické fakturaci často mluví jako o budoucnosti, ve skutečnosti se jedná o technologie, které firmy využívají již dnes.
Otázkou proto není, zda se elektronická fakturace rozšíří, ale spíše kdy se stane běžným standardem i v České republice.
Pokud používáte Odoo, máte k tomuto přechodu velmi dobrý základ. Podpora strukturovaných dokumentů, automatizace účetních procesů, EDI komunikace i možnost práce s formátem ISDOC představují důležité stavební kameny pro svět, ve kterém PDF přestane být hlavním způsobem výměny účetních dokladů.
Chcete zjistit, jak připravit vaše Odoo na elektronickou fakturaci, ISDOC nebo budoucí integraci na PEPPOL? Kontaktujte nás a rádi vám ukážeme možnosti digitalizace účetních procesů ve vaší firmě.
