Zisk ještě neznamená peníze na účtu

Řada firem vykazuje zisk, přesto se čas od času dostane do problémů s financováním svého provozu. Důvod je jednoduchý – účetní výsledek hospodaření neukazuje, kolik peněz bude mít firma skutečně k dispozici za týden nebo za měsíc.

Majitel se podívá na internetové bankovnictví, vidí na účtu například 5 milionů korun a má pocit, že je vše v pořádku.

Jenže během následujících dnů může odejít:

1. odvody DPH,
2. mzdy zaměstnanců,
3. splátky leasingů,
4. platby dodavatelům,
5. nákup materiálu,
6. investice do výroby.

Ve skutečnosti tak firma nemusí mít k dispozici pět milionů, ale třeba jen několik stovek tisíc korun.

Právě proto je důležité sledovat nejen současný stav financí, ale především jejich budoucí vývoj.

Proč nestačí účetní reporty

Většina ERP systémů nabízí klasický přehled cashflow nebo výkaz peněžních toků.

Ten je důležitý především pro účetní a finanční oddělení, protože ukazuje, odkud peníze přišly a kam odešly.

Pomáhá vyhodnotit hospodaření společnosti, ale příliš nepomůže při rozhodování o tom, co firmu čeká za dva nebo čtyři týdny.

Ředitel nebo majitel firmy si totiž většinou neklade otázku:

Kolik jsme utratili minulý měsíc?

ale spíše:

Budeme mít za tři týdny dostatek peněz na výplaty a nákup materiálu?

A právě na tuto otázku klasický cashflow report většinou neodpoví.

Co by měl obsahovat moderní přehled cashflow

Správné řízení cashflow dnes není jen o bankovním účtu.

Moderní ERP by mělo spojit informace z celé firmy.

Například:

1. aktuální stav bankovních účtů,
2. otevřené pohledávky,
3. otevřené závazky,
4. potvrzené prodejní objednávky,
5. potvrzené nákupní objednávky,
6. plánované investice,
7. splátky úvěrů,
8. vratky nebo odvody DPH,
9. opakované platby,
10. manuálně plánované příjmy či výdaje.

Teprve propojením těchto dat vznikne realistická predikce budoucí finanční situace.

Predikce je důležitější než historie

Manažer nepotřebuje vědět pouze to, co se již stalo.

Potřebuje vědět, co se stane.

Moderní dashboard cashflow proto zobrazuje:

1. očekávaný konečný stav hotovosti,
2. minimální zůstatek v plánovaném období,
3. očekávané příjmy,
4. očekávané výdaje,
5. čisté cashflow,
6. upozornění na riziková období,
7. simulaci různých scénářů.

Takový přehled umožní reagovat dříve, než problém skutečně nastane.

Jak může vypadat moderní dashboard cashflow

Níže je ukázka dashboardu, který jsme vytvořili jako rozšíření systému Odoo.

Ukázka dashboardu Cashflow prognóza pro Odoo. Dashboard zobrazuje očekávaný vývoj hotovosti, plánované příjmy a výdaje, upozornění na rizika i simulaci různých scénářů.

Na první pohled je vidět několik důležitých informací:

1. aktuální hotovost,
2. očekávaný konečný stav,
3. nejnižší očekávaný zůstatek,
4. čisté cashflow za sledované období,
5. očekávané příjmy a výdaje,
6. graf vývoje hotovosti,
7. největší plánované pohyby,
8. struktura očekávaných příjmů a výdajů,
9. upozornění na kritické situace.

Velkou výhodou je možnost přepínat různé časové horizonty nebo simulovat realistický, optimistický či pesimistický scénář.

Manažer tak během několika sekund zjistí, zda firmě nehrozí problém s likviditou.

Graf řekne více než tabulka

Klasické účetní sestavy mají své místo.

Pro audit nebo účetní závěrku jsou nezastupitelné.

Pro každodenní řízení firmy ale bývá mnohem přehlednější grafický dashboard, který okamžitě ukáže:

1. kdy nastane nejnižší stav hotovosti,
2. které platby mají největší dopad,
3. jaké příjmy lze očekávat,
4. zda se firma dostane pod bezpečnou hranici.

To vše bez nutnosti studovat několik stran účetních reportů.

Cashflow není jen o fakturách

Jednou z nejčastějších chyb bývá sledování pouze vystavených a přijatých faktur.

Ve skutečnosti ovlivňuje cashflow mnohem více faktorů.

Například:

1. objednávky dodavatelům,
2. rozpracovaná výroba,
3. budoucí investice,
4. plánované mzdy,
5. leasingy,
6. splátky úvěrů,
7. vratky DPH,
8. sezónnost prodeje,
9. skladové zásoby.

Například výrobní firma může mít na skladě materiál za několik milionů korun. Pokud se podaří zásoby optimalizovat, uvolní se významné množství kapitálu, které lze využít na další rozvoj firmy.

Proto by řízení cashflow mělo být propojeno také se skladovým hospodářstvím a plánováním nákupu.

Jak tuto oblast řešíme v Odoo

Při implementacích Odoo jsme zjistili, že standardní přehledy často nestačí pro každodenní rozhodování managementu.

Proto jsme v Synwase vytvořili vlastní modul Cashflow prognóza, který rozšiřuje standardní možnosti Odoo o pokročilé plánování a predikci.

Modul umožňuje například:

1. predikovat budoucí stav hotovosti,
2. sledovat očekávané příjmy a výdaje,
3. pracovat s otevřenými pohledávkami a závazky,
4. zahrnout potvrzené prodejní i nákupní objednávky,
5. simulovat optimistický, realistický i pesimistický scénář,
6. upozornit na riziková období,
7. zobrazit přehledný graf vývoje cashflow,
8. podporovat více společností i více bankovních účtů.

Výsledkem je přehled, který pomáhá vedení firmy dělat lepší a rychlejší rozhodnutí.

Chcete vidět predikci cashflow na datech vaší firmy?

Vyvinuli jsme vlastní rozšíření pro Odoo, které zobrazuje očekávaný vývoj hotovosti, plánované příjmy a výdaje, upozorňuje na riziková období a umožňuje simulovat různé scénáře vývoje.

Závěr

Řízení cashflow dnes není jen otázkou účetnictví. Je to jeden z nejdůležitějších nástrojů pro strategické řízení firmy.

Společnosti, které dokáží včas předvídat budoucí vývoj financí, mají větší jistotu při plánování investic, nákupu, výroby i růstu.

Pokud navíc využívají ERP systém, jako je Odoo, lze většinu těchto informací získávat automaticky a mít je neustále k dispozici v přehledném manažerském dashboardu.